5 tips tegen email stress


 

Email is een onderdeel van ons dagelijkse leven geworden. Gelukkig maar, want het is erg handig. Toch kan de stortvloed van elektronische berichten leiden tot paniek, stress en zelfs depressie en burnout.
Dagelijks zijn we gemiddeld vier uur bezig met het lezen en verzenden van emails. Maar liefst 75% van de  gebruikers checkt zijn mailbox op een haast dwangmatige manier.

Overschot aan informatie
We klikken zonder erbij na te denken. Het overschot aan informatie dat op ons afkomt – vaak veel te lange, onduidelijk geformuleerde of ronduit overbodige emails – kan leiden tot stress.

Om te voorkomen dat al die mail je te veel wordt en je last krijgt van email stress,  kun je deze tips in gedachten houden:

1. Schakel de waarschuwing uit
Veel mensen vinden het moeilijk om de melding van een nieuw emailbericht te negeren. Als je de waarschuwing (een geluid, tekst of icoon) uitschakelt, is de kans dat je je mail voortdurend wil checken al een stuk kleiner.

2. Beperk je emailmomenten
Kijk alleen op vaste tijden naar nieuwe berichten. Doe dit hoogstens drie keer per dag. Permanente controle is tijdverlies en werkt vergissingen in de hand.

3. Maak je inbox leeg
Dwing jezelf om je inbox (zo goed als) leeg te houden door alle berichten gaandeweg in aparte mappen te stoppen of te verwijderen.

4. Reduceer het aantal binnenkomende emails
Doe je best om minder emails binnen te krijgen. Schrijf je uit op nieuwsbrieven die je toch niet leest of waarmee je je tijd verdoet. Spring ook zorgvuldig om met je emailadres om spam te voorkomen.

5. Breng structuur aan in je eigen emails
Kom onmiddellijk ‘to the point’ in je eigen emails. Dat reduceert bij de ontvanger de kans op misverstanden en stress door het niet begrijpen van een email. Beperk je emails tot maximaal 150 woorden en je zinnen tot twaalf woorden. Gebruik veel witregels, want na elke witregel stijgt de concentratie van de lezer weer. Door op deze wijze te werken ben je ook een voorbeeld voor de ontvanger, die jouw to-the-point manier van werken misschien ook wel gaat toepassen!

 

Bron: Gezondheidsnet

Volg OnzeCoach op Linkedin:
linkedin

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *