De bomen en het bos – professioneel inkopen is een vak


 

De bomen en het bos
Heb jij dat ook weleens? Dat je in de veelheid van trainingen, coaches, workshops en meer, moeite hebt om kaf en koren van elkaar te scheiden? Tegenwoordig komt daar ook nog eens allerlei online aanbod bij zoals e-learning, online tests en wat dies meer zij. Ik vind het zonder meer lastig om door de bomen het bos te blijven zien.

Wat mij helpt is de inkoop van opleidingen, workshops e.d. gestructureerd aan te pakken zodat het subjectieve ‘gunnen’ enigszins geobjectiveerd wordt. In ieder geval in de aanpak ervan.

Inkoopteam
Ik ben zo iemand die regelmatig op de inkoopstoel plaatsneemt namens de organisatie waar ik werk. Voor de grotere inkooptrajecten pakken we het professioneel aan en stellen een inkoopteam samen met daarin mensen die vanuit hun verschillende rollen en disciplines te maken gaan krijgen met datgene wat we gaan inkopen.
Het inkoopteam kent meestal twee opdrachtgevers, de directeur Inkoop en de directeur HR, de laatste vanzelfsprekend alleen voor inkoop van opleidingen en coaching e.d. Deze werkwijze wordt gebruikt voor een groot opleidingstraject, maar dat kan ook zijn de inkoop van een groot aantal korte workshops voor een groot deel van onze medewerkers.

Bureauonderzoek
Vooraf wordt een bureauonderzoek gedaan, dan brengt een inkoopspecialist op basis van onze specificaties de markt in kaart. Dit gebeurt minder objectief dan het zo op papier lijkt. Meestal kennen we zelf een aantal bureaus of individuele trainers. Collega’s dragen vaak hun contacten aan. En soms heeft een bureau de mazzel precies op het juiste moment een acquisitieactie te hebben gedaan waardoor een onbekende partij ook meegenomen wordt in een inkooptraject.

Longlist
Na het bureauonderzoek, waarbij wij een hele lijst eisen en wensen hebben geformuleerd, wordt een longlist van aanbieders samengesteld. Deze bureaus worden uitgenodigd voor de eerste presentatieronde. We ontvangen alle bureaus als inkoopteam op één of meerdere dagen. De leden van het inkoopteam scoren na iedere presentatie de bevindingen. Over het algemeen kijk je naar de inhoud, de manier van presenteren, de aansluiting bij de organisatie en hoe tijdens het gesprek is gereageerd op vragen en opmerkingen van ons.

Performance pitchende bureaus
Ik heb dit vele keren meegemaakt en ben steeds weer verbaasd hoe slecht sommigen dit voorbereiden en hoe weinig soms wordt ingeleefd in de situatie in onze organisatie. Zodra dit wel is gedaan, merk je meteen een andere sfeer in het gesprek. Ook heb ik meegemaakt dat men elkaar begon te verbeteren, wat zéér slecht overkomt in een pitch situatie. Dit was ongetwijfeld bedoeld als ‘elkaar aanvullen’, maar non-verbaal zie je dat er onderling ergernis is en dan verlies ik als inkopende partij het vertrouwen. Pitchen is niet eenvoudig, maar is een essentiële competentie voor trainingsbureaus en aanverwant.

Shortlist
De eerste presentatieronde en het scoren daarvan levert een shortlist op. Meestal zijn dan nog twee of drie partijen over. Zij worden uitgenodigd voor een nieuwe presentatieronde. Vanuit onze organisatie zijn meestal twee mensen uit de eerdere ronde opnieuw aanwezig, aangevuld met een aantal ‘decision-makers’ uit de organisatie. Ook hier wordt weer gescoord. De bevindingen worden teruggekoppeld naar de opdrachtgevers aangevuld met een aanbeveling vanuit het Inkoopteam.

Laatste fase
Als dan de partij bekend is die de gunning krijgt, volgt de laatste fase, die van de contractonderhandeling en het fijnslijpen van het exacte programma of aanbod. Dit gaat niet alleen over de tarieven maar ook over kwaliteitsgarantie, evaluatie van de training of workshop, hoe met klachten wordt omgegaan enzovoorts.

Onze Coach
Onlangs hoorde ik van de pionier achter ‘Onze Coach’, Annette van Engelen, hoe zij het inkoopproces beleeft vanuit haar situatie bezien. Ik gaf al aan dat ik het als zeer lastig ervaar om de bomen door het bos te blijven zien, omgekeerd geldt eigenlijk precies hetzelfde. Zeker grote organisaties kunnen heel ingewikkeld zijn in hun besluitvorming. Probeer als aanbieder maar eens de juiste personen aan tafel te krijgen en uiteindelijk een handtekening te krijgen onder een contract.
Ik wens ‘Onze Coach’ veel succesvolle inkooptrajecten toe.

Rita Verduin (@runningrita)
Manager HR Ontwikkeling – Wegener Media
Http://runningrita.nl

Volg OnzeCoach op Linkedin:
linkedin

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *